Pengenalan Microsoft Access dan Cara Membuat Blank Dokumen, Membuat Tabel, Relationship, Tabel Query

      Microsoft Access

PENGERTIAN MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access adalah software database dan pemrograman visual yang sangat handal untuk sistem manajemen database relasional (relational Database Managemen System / RDBMS)

LEMBAR KERJA PADA MS – ACCESS

Pertama kali menjalankan microsoft access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan anda dapt membuat data base baru dengan dua cara

1.     Blank access database

2.     Access database wizard. Pages end dan adalagi pilihan yang disediakan yaitu

3.     Open exisiting file

PILIHAN ADA PADA KOTAK DIALOG MS ACCESS

Blank Access database: digunakan untuk membuat data base baru yang masih kosong dan anda dapat menambahkan Obyek tabel, Query, Form, Report, dan Obyek lainnya

Blank Data Access Page : dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh ms access secara bertahap

Project Exisiting Data : dipakai untuk membuat data base dari berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access

Openend exisitng file : dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

BAGIAN BAGIAN DALAM DATABASE

·        Database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegeraso menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan

·        Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan field

·        Field adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel

·        Sedangkan record adalah isian data yan dimiliki oleh tabel

QUERY

·        Adalah “permintaan data” kita berupa bahasa bisnis untuk mengolah data dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa dimerngerti, seperti mengelompokan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimilik, ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua atau lebih tabel, ataupun berdasarkan pada Query yang telah ada.

·        Dengan Query kita dapat :
- menampilkan data data tertentu pada suatu tabel
- menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan
- dapat melakukan operasi perhitungan

FORM

Form digunakan untuk mempresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data dalam tabel / query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain control windows form dalam access biasa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master detail

LANGKAH PERANCANGAN DATABASE

·        Tujuan database yang sedang dibuat

·        Tentukan tabel-tabel yang diperlukan dalam database

·        Tentukan field-field yang memiliki nilai unik

·        Tentukan relasi / hubungan relasi antar tabel

·        Buatlah desain database anda

·        Masukkan data dan buatlah obyek-obyek database lainny (table, Query, Form, Report, dan modul)

MEMBUAT DATABASE

Ada 2 metoda untuk membuat database, yaitu :

·        Blank DataBase
metoda ini lebih fleksibel karena anda bisa mendefinisikan sendiri tabel, form, report, dan obyek obyek lainnya

·        Database Wizard
metoda ini akan memandu anda dalam pembuatan tabel, form dan report untuk jenis database yang anda pilih yang sudah tersedia dalam microsoft access

Setelah Selesai dengan pengenalan saya akan menulis langkah langkah untuk membuka atau membuat blank page cara membuat table, member retionship dan menjadikan query table.

Cara Membuka / Membuat Dokumen Baru

1.     Isi nama dokumenya lalu klik gambar folder disebelah kanan

2.     Akan muncul seperti ini lalu klik OK

3.     Lalu klik Create

4.     Selesai

Cara Membuat Tabel

1.     Pertama lembar kerja pasti akan seperti ini dan tidak ada nama kolomnya

2.     Klik kanan pada Table 1 : table dan pilih Design View lalu isikan nama sesuai selera lalu OK

3.     Dan table pertama akan kosong dan isi table seperti ini NIS dikunci dan data typenya diganti dengan number

cara mengunci : klik kanan pada baris NIS dan pilih Primary Key
note : primary key harus data yang berbeda seperti nomor dan julukan biasanya beda jika nama banyak yang sama maka disarankan primary key adalah nomor

Cara Mengganti Data Type : klik tanda panah dan pilih Number

4.     Jika sudah selesai tutup dan simpan table tadi
dan tanda silang bukan diatas tapi di

lalu klik save

5.     Buka table yang ada dikiri dan lihat hasilnya

Cara Membuat Relationship (hubungan antara table)         

1.     Kalian harus mempunya 3 tabel (1tabel bersifat seperti penengah dan 2 tabel adalah subyeknya dan table yang bersifat penengah tanpa primary key dan harus ada data yang berhubungan) seperti saya lihat dibawah

2.     Jika sudah mempunya langsung saja
klik menu Database Tools – Relationship

3.     Dan nanti akan muncul seperti dibawah ini

4.     Sekarang hubungkan 1 tabel dengan table lainnya seperti no anggota dengan no anggota, jadi drag no anggota ke no anggota akan muncul seperti ini, lalu klik Create

dan misal hubungkan kode buku dengan kode buku

jadi intinya yang menjadi hubungan adalah kolom atau baris yang dikunci (Primary Key)

5.     Setelah selesai tutup dan simpan caranya sama seperti dengan cara membuat table diatas.

6.     Lalu tutup semua table aktif dan buka kembali jika berhasil akan muncul seperti ini
tanda + disamping kiri dan jika diklik tampilannya akan sama seperti dibawah

7.     Lalu isi table yang menjadi penengah terserah anda jika selesai save dan tutup , dan buka lagi
     Dan selesai

Cara Membuat Tabel Query

1.     Ke menu Create – Query Design

2.     Akan muncul jendela seperti ini

masukkan semua table atau 3 tabel yang ada

3.     Misalnya kalian ingin membuat Tabel Query “Judul Buku” dan isinya hanya “Judul Buku, No Anggota, Nama, Kelas” maka isiannya seperti ini

4.     Cara memberi atau memasukkan kolom tabelnya adalah

klik tanda panah dan pilih tabelnya (baris kedua adalah table dan baris pertama adalah kolomnya) dan teruskan 1 per 1 seperti tadi

5.     Jika sudah selesai maka simpan dengan cara seperti tadi disclose lalu save.

Posted in: Teknik Komputer Jaringan,Tips and Trick : Software and Hardware